Administração do Condomínio: Providências para o Final de Ano
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Obrigações, cuidados e pontos administrativos que não podem ser esquecidos.
Quem acha que as preocupações dos síndicos e administradoras de condomínio no final do ano se resumem a decoração de Natal está muito enganado.
São cuidados com a segurança no período de férias, dissídio dos funcionários, 13º salário, gratificações de natal, impostos, previsão orçamentária para o ano seguinte e muitos outros pontos que chegam ao mesmo tempo.
Para lhe ajudar a organizar a administração do condomínio no final do ano, o Grupo Intersept traz essa matéria especial sobre as obrigações, cuidados e pontos administrativos que não podem ser esquecidos.
1. Planejamento
Organize-se para o fim do ano! Essa é a dica essencial dos especialistas. Um condomínio preparado para todas as exceções de fim do ano não passa por problemas que podem gerar confusão e muita dor de cabeça.
Para evitar a inadimplência causada pelas viagens de fim de ano, entregue com antecedência a cota condominial de janeiro. Assim, o condomínio não corre o risco de ficar no prejuízo por conta da ausência de seus moradores.
Convocar uma assembleia para definir o orçamento do próximo ano (previsão orçamentária) é fundamental para que os moradores tenham conhecimento dos planos administrativos do condomínio.
O último trimestre do ano é marcado por um aumento médio de 15% nos custos condominiais por conta de gastos da época. O ideal, para não pesar no orçamento dos condôminos, é prever esses gastos no orçamento do ano e dividi-los em 12 meses junto com a cota condominial.
2. Segurança
O fim do ano é marcado pelo esvaziamento do condomínio por causa das férias. Condôminos viajam e nem todos se preocupam com medidas de segurança para o período. Cabe à administração do condomínio alertá-los e orientá-los sobre o assunto.
Funcionários também devem estar alerta. Os ladrões sabem que esse é um momento propício para ações nos condomínios. Cursos de segurança são sempre bem-vindos, mas orientações e lembretes sobre normas e segurança são essenciais.
Segundo especialistas, decoração de Natal boa é decoração reutilizável e adaptável. Procure ajuda entre os moradores do condomínio – você pode encontrar arquitetos com ideias boas e baratas, donos de lojas que podem oferecer bons descontos ou até moradores dispostos a ajudar.
Pesquise muito e aprove o orçamento em assembleia. Na hora da compra, priorize o que poderá ser utilizado nos próximos anos.
Como a decoração envolve o gosto pessoal de quem a escolheu, sempre existirão desavenças e insatisfeitos, por isso, oficialize sempre as decisões em assembleia, assim, somente poderão contestar os que votarão e participarão dos processos.
4. Funcionários
Se seus funcionários são próprios, organize junto à sua Administradora um esquema de plantão no Natal e no Ano Novo. Caso não possua administradora, organize o plantão, verifique quais estarão de férias, oficialize a decisão com assinatura de todos e exponha a tabela para funcionários e moradores.
Se os seus funcionários são terceirizados, consulte sua terceirizada sobre questões relacionadas ao 13º, gratificações, cestas natalinas, etc.
Cestas de Natal e outros benefícios que possam ser incluídos nas contas do fim de ano e devem estar justificados aos moradores no boleto de cobrança da taxa condominial. O ideal é aprovar esse custo em assembleia tendo o síndico ou administradora opções de orçamento.
5. Fundo de reserva
É comum que os condomínios não incluam na previsão orçamentária – e, consequentemente, não diluam nas mensalidades do ano – os gatos desse período. Por isso, muitos síndicos ao verem o orçamento apertado, logo pensam em utilizar o fundo de reserva. Entretanto, este fundo deve ser usado para atender a necessidades orçamentárias, somente para emergências que envolvam a manutenção e conservação do condomínio, e desde que aprovado em Assembleia Geral Extraordinária específica.
Além disso, o fundo de reserva é uma despesa extraordinária, de responsabilidade dos proprietários (e não dos inquilinos).
Portanto, se for usado para cobrir despesas ordinárias imprevistas, deve ser reposto pelos inquilinos e proprietários residentes.
6. 13º salário
Funcionários próprios do condomínio devem receber o 13º salário de acordo com as determinações da CLT.
Trabalhadores terceirizados não recebem 13º salário do condomínio onde trabalham, já que as obrigações trabalhistas cabem à empresa que terceiriza essa mão-de-obra. No entanto, é usual que esses funcionários recebam, por exemplo, Cestas de Natal do condomínio.
Síndicos podem receber o 13º salário desde que ele conste na Convenção do condomínio, onde está descrita a forma de pagamento do síndico. Se lá constar que o síndico recebe doze salários por ano, o 13º não é legal. No entanto, se o condomínio desejar gratificar o síndico, é possível somente com aprovação do gasto em assembleia. Caso os condôminos queiram, por outro lado, excluir o benefício do 13º salário do síndico, devem alterar a Convenção e, para isso, convocar uma assembleia com presenças suficientes segundo as normas para essas adaptações.
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